Chào các bạn đọc,
Năm mới có sức mạnh thật là kỳ diệu. Dù chỉ qua một đêm như bao nhiêu đêm khác, nhưng giờ khắc đếm ngược để giở tờ lịch ngày 1/1 lại khiến mỗi người tự ấn nút “khởi động lại” cho mọi kế hoạch, mọi nguồn năng lượng, để chúng ta đi qua 365 ngày kế tiếp một cách tươi mới hơn.
Có rất nhiều công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ. Ở mỗi ngành nghề, chúng ta lại cần công cụ đặc thù riêng. Ở bài viết này, tôi chỉ chia sẻ kinh nghiệm lập và theo dõi kế hoạch bằng file excel đơn giản mà tôi vẫn dùng cho những công việc văn phòng hàng ngày, sau nhiều năm sử dụng cho mình và hướng dẫn cho những bạn trẻ khác. Thật ra Cây-bi-ai (KPI) chỉ bi ai khi bạn không biết làm gì để chạm đến nó thôi, còn ngược lại, đây chính là bản đồ để chúng ta dạo chơi suốt một năm mà không lo lạc đường đấy!
Để bắt đầu, bạn hãy tự hỏi xem mình muốn năm mới trông sẽ thế nào. Đây là bức tranh toàn cảnh mà bạn cần hình dung càng rõ ràng càng tốt, cho mỗi khía cạnh của đời sống.
Tiếp theo, dựa vào bức tranh tổng thể ấy, bạn bắt đầu vẽ những nét phác chính, rồi lại “tỉa” thêm từng chi tiết. Nghĩa là:
- Đối với mỗi hạng mục, bạn cần biết mình muốn đạt được điều gì, để làm gì. Việc hiểu rõ vì sao mình muốn đạt được điều này sẽ giữ bạn đi đến cùng con đường mà mình đã chọn.
- Với từng mục tiêu, bạn cần nghĩ xem mức độ ưu tiên của mục tiêu đó là cao hay thấp và mình nên làm những gì để đạt được mục tiêu ấy, làm từ lúc nào đến lúc nào, làm bao nhiêu là đủ. Việc xác định thứ tự ưu tiên và thế nào là “đủ” rất quan trọng, vì mỗi ngày chúng ta chỉ có 24 tiếng thôi, và trừ những học sinh xuất sắc, đa số chúng ta không thể đạt điểm 10 ở tất cả các môn học được. Nguyên lý Pareto nói, khoảng 80% kết quả được tạo ra bởi 20% nguyên nhân, nên cái chúng ta cần là tìm được 20% hành động tạo ra những kết quả thực sự đáng kể, chứ không phải bận rộn cả ngày với những việc nhỏ nhặt mà chẳng đóng góp được bao nhiêu vào kết quả sau cùng. Ngoài ra, việc “số hóa” từng mục tiêu sẽ giúp bạn theo dõi được tiến bộ của bản thân qua mỗi giai đoạn thay vì đánh giá bằng cảm tính và tâm trạng (ví dụ như, tháng này gọi điện về cho mẹ 2 lần đã là nhiều chưa, hay phải như tháng trước, mỗi tuần 2 lần mới gọi là nhiều?).
- Sau khi đã liệt kê tất cả việc cần làm rồi, bạn nên xem xét lại một lần để cân đối tính khả thi và thời gian bắt đầu/kết thúc của mỗi việc. Lên một mục tiêu hơi vượt ngoài khả năng bình thường sẽ giúp bạn tiến bộ, nhưng vượt quá xa sẽ khiến bạn nản chí và bỏ luôn cả bảng kế hoạch. Tương tự, quyết tâm mỗi tháng đạt được 2-3 mục tiêu sẽ biến bạn thành siêu nhân, nhưng tháng nào cũng đạt được 5 mục tiêu quan trọng là hoang tưởng.
Sau khi đã lập được một bảng kế hoạch hợp lý và hoàn chỉnh cho cả năm rồi, đã post Facebook cho thiên hạ like rồi, đã trình cho sếp khen rồi, việc tiếp theo bạn cần làm là… nhớ đều đặn mở ra xem và cập nhật tiến độ thường xuyên, theo dõi xem mình đã làm được những gì, đi được bao xa, để vui, mình chưa bắt đầu như dự định những việc gì để lo mà làm, cũng như thêm, bớt một số việc để phù hợp với nguồn lực và tình hình thực tế hiện có.
Mời bạn xem bảng Excel tôi đã lập để minh họa dưới đây (vui thôi, năm mới mà…):
Đến cuối năm, bạn sẽ có một bảng tổng kết hoàn chỉnh về nỗ lực của cả một năm mà không cần mất thời gian nhớ lại, để khoe sếp và đăng Facebook.
Bạn đừng quên chừa một ít khoảng trống để… thở, để tận hưởng cuộc sống, để dành thời gian cho gia đình và người thân (hoặc bạn có thể như tôi, đặt cả lịch nhắc hỏi thăm người quen vào bảng kế hoạch này, chỉ tiêu một tháng một người). Năm 2021, như bạn thấy đó, là một năm bất định và hầu hết chúng ta đều có ít nhiều những kế hoạch dở dang, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta nên phó mặc cho trời. Biết mình muốn về đâu và cố gắng hướng về nơi ấy dù đang giữa dòng, thì dù bị cuốn đi đôi chút, ta cũng không trôi dạt quá xa bờ.
Tất nhiên, đừng quên thỉnh thoảng linh hoạt chấp nhận những bất ngờ của cuộc sống, vì có những điểm đến tuyệt vời không nằm sẵn trên bản đồ.
Chúc bạn ngày này năm tới, nhìn lại bảng kế hoạch lập hôm nay sẽ có thể mỉm cười.
Happy New Year!
Phương Uyên 