Dù bạn không phải người hay viết lách, tôi chắc rằng bạn vẫn phải soạn email mỗi ngày để phục vụ học tập và công việc. Bài viết này sẽ chỉ ra những lỗi cơ bản khi viết email mà mọi người hay mắc phải.
1. Sai tiêu đề
Rất nhiều bạn gửi email với tiêu đề rất sơ sài, ví dụ như: “CV”, “Thanh toán”… Trung bình một người đi làm nhận hơn 120 email một ngày. Tiêu đề email của bạn càng chi tiết, dễ hiểu, người nhận càng nhanh chóng click vào xem.
Vậy nên đặt tiêu đề sao cho hợp lý? Bạn nên nêu chủ đề/phòng ban, vấn đề và số tham chiếu nếu có. Ví dụ, khi gửi yêu cầu hoàn tiền sau khi huỷ đơn hàng số ABC123 trên Tiki hoặc Shopee, bạn có thể đặt tiêu đề như sau:
“Hàng gia dụng – ABC123 – Yêu cầu hoàn tiền”
2. Sai người nhận
* Địa chỉ email:
Bạn nên xác định cụ thể bạn muốn gửi email cho những ai, không nên gửi tất cả email của công ty/tổ chức đó mà bạn biết để tránh làm phiền, dẫn đến email sau của bạn bị người ta bỏ qua. Vị trí địa chỉ email cũng cần chú ý, tránh dùng BCC và cẩn thận khi để email người nhận vào CC.
Một số người (như tôi) có một thói quen không tốt lắm, là khi tên tôi để ở vị trí CC, tôi thường bỏ qua, chỉ đọc khi nào có thời gian.
* Nêu tên người nhận trong nội dung mail
Trong Chí Phèo, Nam Cao viết: “Đời là tất cả nhưng cũng chẳng là ai”. Khi bạn “gửi mọi người” thì chẳng ai chú ý đến nội dung bên dưới vì ai cũng nghĩ “chắc nó chừa mình ra”. Nên, bạn nhất thiết phải ghi rõ tên từng đối tượng cần hành động.
Nếu bạn không biết tên “đương sự”, bạn có thể ghi: “gửi Phòng Nhân sự”, “gửi phòng Kế toán”.
3. Sai ngôn ngữ
Ngôn ngữ ở đây không chỉ là tiếng Anh, Việt hay Hoa, mà còn là trường từ vựng và giọng điệu. Ví dụ, với nhà máy sản xuất ở thôn quê, bạn không thể dùng từ bác học. Gửi email cho Ban Quản trị, bạn lại không thể dùng từ ngữ quá bình dân nếu muốn tỏ ra chuyên nghiệp. Nếu khách hàng thân thiện, bạn cần thân thiện để được lòng khách hơn. Nếu họ giữ khoảng cách, bạn chỉ nên lịch sự đủ dùng.
Tóm lại, người nhận nhảy nhạc nào thì bạn nhảy theo nhạc đó là tốt nhất. Suy cho cùng mục đích của giao tiếp là để người kia hiểu và thực hiện điều mình muốn thì bạn tỏ ra hay chữ hoặc cá tính để làm gì?
4. Thiếu thông tin
Bạn đã từng nhận email mà phải đọc hết hàng chục email trước đó để biết mọi người đang nói về vấn đề gì chưa? Bạn đã từng phải hỏi đi hỏi lại mới hiểu người gửi muốn gì chưa?
Vậy, bạn nên làm ngược lại: hãy cung cấp thông tin ngắn gọn nhưng đầy đủ trong một email và tóm tắt cho người mới được thêm vào cuộc trò chuyện, vừa đủ, không thừa không thiếu.
5. Thiếu hành động
Bạn gửi email để đạt mục đích gì? Bạn cần người nhận làm gì cho bạn?
Email của bạn cần ghi rõ yêu cầu đối với từng người để không ai phải ngơ ngác khi đọc xong email của bạn. Kể cả chỉ gửi cho người nhận biết tin, bạn cũng nên ghi rõ mục đích như “tôi muốn báo cho bạn biết”.
6. Thiếu deadline
Tương tự với lỗi trên, bạn cần cho người nhận biết bạn cần họ thực hiện xong lúc nào. Nếu bạn làm việc với đối tác nước ngoài, thậm chí deadline của bạn cần ghi rõ múi giờ, cụ thể nhất bạn có thể ghi GMT+7 cho giờ Việt Nam để hạn chế hiểu lầm.
Những từ như “khẩn cấp”, “gấp” cũng cần được sử dụng thận trọng và hạn chế. “Gấp” là một khái niệm rất tương đối, với hạn nộp bài có thể tính bằng ngày, với lịch tàu xe có thể tính bằng giờ, với bác sĩ có thể tính bằng giây, phút. Do đó, bạn cần cho người ta biết bạn cần gấp đến đâu. Mặt khác, nếu tất cả các email của bạn đều gấp, có thể người nhận sẽ thấy chẳng còn gì phải vội vàng nữa cả, vì không biết phải ưu tiên làm cho bạn việc nào.
7. Sai hình thức
Nếu email của bạn có quá nhiều mốc thời gian, nhân vật và số liệu, bạn hãy cân nhắc đến việc trình bày bằng bảng tính, biểu đồ, danh sách. Chẳng ai thích đọc một đoạn văn rất dài và nhiều chữ cả, hãy chia đoạn và trình bày dễ hiểu để tránh việc người nhận bỏ qua email của bạn vì vừa nhìn đã mệt.
Trên đây là 7 lỗi thường gặp khi soạn email mà kể cả những người rất ý thức về việc viết email lịch sự, chỉn chu cũng có thể vô tình mắc phải. Tôi hy vọng bạn có thể tự nhìn lại và thay đổi dần dần để công việc ngày một thuận lợi hơn.
Phương Uyên 